6. Bedrijfsvoering

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling

Gedurende de coronaperiode is de in-, door- en uitstroom niet verminderd. Net als alle werkgevers in Nederland hebben we te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Toch lukt het ons om de meeste vacatures in te vullen. Daarnaast zoeken we creatieve oplossingen in de vorm van mensen zelf opleiden of de functies net iets anders insteken. We zijn actief op de arbeidsmarkt en schakelen vroegtijdig door middel van oriëntatiegesprekken met potentiële kandidaten zonder dat er een specifieke vacature is. Ook zijn onze vacatureteksten niet meer op de standaard manier vormgegeven, maar proberen we met vorm en taal de juiste kandidaten aan te sporen bij ons te solliciteren. Hieruit ontstaan mooie, creatieve matches met functies. Toch zijn er specialistische functies waar het ook voor ons lastig blijft om die te vervullen. Om goede medewerkers te behouden zorgen we er ook voor dat zij voldoende ruimte krijgen om door te stromen naar zwaardere functies als ze daar aan toe zijn.

Aanbesteding e-hrm systeem

Met ingang van 1 januari 2022 is ons nieuwe e-hrm systeem live gegaan na een aanbestedingstraject en transitie van het oude naar het nieuwe systeem in een tijdbestek van één jaar. Ons nieuwe systeem is een modern systeem dat ondersteunend is aan de personeelsprocessen. Voor de medewerkers is een app beschikbaar zodat ze gemakkelijk kosten kunnen declareren en verlof kunnen aanvragen. Het systeem voldoet aan strenge veiligheidseisen en is AVG-proof ingericht waardoor we geen gevaar lopen dat gegevens van medewerkers in verkeerde handen terecht kunnen komen.

Cao 2021 'Verlof en Vitaliteit'

Met ingang van 1 januari 2022 is het bovenwettelijk verlof op grond van de Cao gemeenten geharmoniseerd. Alle gemeenten hebben hierdoor dezelfde verlofregel, afwijking is niet meer toegestaan. Een tweede doel van deze harmonisatie is het creëren van gelijkheid tussen jongere en oudere medewerkers, waardoor aan het onderdeel verlof in de richtlijn 'Gelijke behandeling in arbeid en beroep in de Europese Unie' wordt voldaan. Als gevolg van deze harmonisatie krijgen jongere medewerkers in Purmerend iets meer verlof en oudere medewerkers iets minder. Daarnaast is besloten dat medewerkers de mogelijkheid hebben om bovenwettelijk verlof te sparen. Verlofsparen geeft medewerkers de mogelijkheid om hun verlof beter aan te passen aan hun loopbaanfase en specifieke privé-werkomstandigheden. Doel hiervan is om medewerkers te helpen om gedurende hun hele loopbaan, van begin tot eind, vitaal te blijven.

ICT

Informatisering en automatisering

De inzet van ICT speelt een cruciale rol in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad. Nieuwe (maatschappelijke) opgaven in de stad en onze organisatie zijn tegenwoordig steevast nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor onze gemeente, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend. Het belang van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten neemt toe.

We hebben 2021 benut om de digitale werkomgeving voor de medewerkers te vernieuwen. Hiermee hebben we kwetsbaarheden en extra kosten voorkomen en borgen we de continuïteit van de digitale werkomgeving. We dragen zorg voor een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning.

Een ander belangrijk aandachtspunt voor 2021 was de harmonisatie van het IT- en applicatielandschap in het kader van de bestuurlijke fusie tussen Purmerend en Beemster. Dit is een omvangrijk project dat de dienstverlening en bedrijfsvoering van beide gemeenten raakt en een harde deadline van 1 januari 2022 kende. De voorbereidingen zijn gedegen en zorgvuldig uitgevoerd, waardoor het is gelukt om de harmonisatie conform planning en met een minimale impact op de dienstverlening en bedrijfsvoering uit te voeren.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de stad en organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme stad’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.

Informatiebeveiliging

Het Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid bepaalt (op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid) de kaders en verantwoordelijkheden om een adequate informatiebeveiliging in te richten en te onderhouden. In 2021 zijn belangrijke stappen gezet in het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. Hierover wordt verantwoording afgelegd door middel van de jaarlijkse ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). In 2021 heeft de organisatie zich voorbereid op de bestuurlijke fusie tussen gemeente Purmerend en Beemster. Belangrijke waarborgen vanuit informatiebeveiliging zijn hierin gevolgd wat mede heeft bijgedragen aan een veilige overgang naar één nieuwe gemeente per 1 januari 2022.

Datalab

In 2021 is onze geografische gisviewer Atlas verder doorontwikkeld. De inwoner heeft nu toegang tot meer dan 100 kaartlagen met informatie over Purmerend. We hebben bijvoorbeeld inzicht gegeven in de woningbouwplanning van de gehele gemeente. Daarnaast is de kaart toegankelijker gemaakt en zijn zoekfuncties uitgebreid. Naast de ontwikkelingen op de Atlas hebben we dashboards ontwikkeld voor team Handhaving waar we in 2022 verdere stappen op gaan maken.

Betalingsgedrag

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als norm dat er binnen 30 dagen wordt betaald. In individuele gevallen is er sprake van een overschrijding van de norm. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Vacatureruimte en kosten inhuur derden

De beschikbare vacatureruimte met daaraan toegevoegd het in de begroting opgenomen inhuurbudget dient als dekking voor de kosten van inhuur van personeel. De kosten van inhuur bedragen in 2021 bijna € 11,5 miljoen. Ter vergelijking, in 2020 is een bedrag van € 8,9 miljoen aan inhuurkosten verantwoord. De inhuurkosten 2021 uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom bedraagt 17% en blijft daarmee onder het landelijk gemiddelde van gemeenten over het jaar 2020 (18%).

Rechtmatigheid

Algemeen

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld, met de verwachting dat die wetgeving per 2022 in werking treedt. Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in de nieuwe situatie – na de verwachte invoering van de rechtmatigheidsverantwoording – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad. Op voorhand ziet het college 2021 als overgangsjaar en zijn er voorbereidingen getroffen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie 

Op programmaniveau zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten onrechtmatig. Dit moet op programmaniveau worden toegelicht (artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet). Bij het uitvoeren van de begroting worden lasten op een programma, voor zover deze hoger zijn dan de vastgestelde actuele begroting, aangemerkt als zogenaamde begrotingsonrechtmatigheid. Dit betekent dat er geen besluiten tot wijziging van de begroting meer tot stand zijn gekomen na afloop van het begrotingsjaar 2021. Voor de overschrijding geldt dat we moeten toelichten wat de oorzaken zijn en toelichten, voor zover dat kan, dat er samenhang is met andere onderschrijdingen of hogere baten. De programma’s die zijn overschreden staan hieronder in een tabel. Vanwege de samenhang met het rekeningresultaat (lees de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) staat ook voor welk bedrag (eventueel) we de overschrijding compenseren met een mutatie op specifieke reserves.

Toelichting

Voor drie programma’s is een overschrijding onstaan van € 540.753 op de lasten. Op geen van de programma’s is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Op programma 3 komt de beperkte overschrijding door extra inhuur en advisering voor het project tijdelijke woningen en woonwagenbeleid. De salarissen worden nu nog regulier op programma Samenleving verantwoord. In de begroting 2022 zal dit worden aangepast. De overschrijding kan worden gedekt binnen programma Samenleving, maar is vanwege de werkzaamheden verantwoord op programma 3. Op programma 10 is de overschrijding het gevolg van een hogere bijdrage aan de Samenwerkingsagenda MRA-ZaWa, een hogere wachtgeldverplichting en meer bestede uren aan omgevings- en ontwikkelingsplannen Beemster via de dienstverleningsovereenkomst Beemster. Deze worden deels gedekt door de bestemmingsreserve regionale samenwerkingsverband Z/W en een hogere bate bij de DVO. Op het onderdeel algemene dekkingsmiddelen is een overschrijding op de lasten om de toereikendheid van de voorziening dubieuze debiteuren op het gewenste niveau te brengen. Daarnaast is er voor een bedrag van € 1.589.000 geboekt aan verwachte aanslagen vennootschapsbelasting 2016-2021.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen

Ook voor de investeringen geldt dat uitgaven boven het bedrag waarvoor krediet is verleend, aangemerkt wordt als onrechtmatig. Overschrijdingen moeten vooraf worden gemeld aan de gemeenteraad. Voor de investeringskredieten 2021 geldt dat overschrijdingen (groter dan 3% en/of groter dan € 100.000) zijn benoemd en toegelicht per programma in de financiële toelichting (in het jaarverslag). In 2021 zien we een overschrijding op het totaal krediet tijdelijke woningen. Inmiddels zijn de locaties Kanaaldijk, Etserstraat en Karekietpark opgeleverd. De oplevering van de Verzetslaan volgt nog. Op basis van de gesloten contracten en de verwachte kosten tot het einde van het project is de verwachting dat de totale investering € 1,3 miljoen hoger zal uitvallen. De aanpassing op dit krediet zal onderdeel uitmaken van de Kadernota 2023. In de Kadernota 2023 wordt aan de raad voorgesteld expliciet in te stemmen met een verhoging van het krediet van € 1,3 miljoen.

Begrotingsonrechtmatigheid op aanbestedingen

Gedurende 2021 is een aantal onrechtmatigheden ten aanzien van de aanbestedingen geconstateerd. Deze onrechtmatigheden zien zowel toe op diensten en leveringen als op inhuur. De in 2020 en eerder ingezette herstellende en voorkomende maatregelen ten aanzien van de aanbestedingen laten zich in 2021 terug zien in de omvang van de onrechtmatigheden.